Ringkasan Bab 11

Mengelola Pengetahuan

Pengetahuan merupakan sifat individual sekaligus sifat kolektif dari suatu perusahaan atau suatu asset yang tidak berwujud.  Pengetahuan adalah kejadian yang kognitif, bahkan fisiologis, yang terjadi dalam pikiran manusia.   Suatu data akan menjadi pengetahuan dan informasi yang berguna memerlukan penggunaan sumberdaya operasional.    Manajemen Pengetahuan (knowlelge Management) adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan dan memindahkan dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya.   Pengetahuan yang terekam dalam pikiran karyawan dan belum terdokumentasikan disebut pengetahuan yang tersirat (tacit knowledge) dan pengetahuan yang sudah didokumentasikan disebut pengertahuan eksplisit (explicit knowledge).

Manajemen pengetahuan telah menjadi aspek penting dibanyak perusahaan dimana para manajernya menyadari bahwa keberhasilan perusahaan mereka bergantung pada kemampuan perusahaan untuk menciptakan dan mengelola perusahaan. Manajemen pengetahuan adalah proses penerapan pendekatan sistematik untuk menangkap, menyusun, mengelola, dan menyebarkan pengetahuan diseluruh organisasi untuk mempercepat kerja, menggunakan best practice, dan mengurangi biaya pengerjaan ulang dari proyek ke proyek.

Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.

Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya Sumber daya manusia yang memiliki Pengetahuan (Knowledge), Gagasan (Idea), Keahlian (Skill) serta Pengalaman (Experience) untuk dapat membentuk SDM yang superior yang menjadi aset penting bagi perusahaan. Keempat unsur tersebut di atas merupakan modal yang tidak akan habis/hilang begitu saja. Berbeda dengan unsur finansial yang akan habis jika tidak dikelola baik dengan menggunakan keempat unsur tersebut. Kemauan untuk belajar, bertanya, mencoba, mengemukan ide/ pedan menumbuhkan rasa percaya diri kita. Jadi, keempat unsur tersebut pada dasarnya saling berhubungan satu sama lain dimana intinya adalah peningkatan informasi.

Dalam menerapkan manajemen pengetahuan Teknologi Informasi bagi banyak perusahaan terkemuka, TI telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dan merupakan infrastruktur yang penting bagi perusahaan itu dalam memberikan nilai tambah atau keuntungan kompetitif. Misalnya : untuk mengelola pengetahuan dapat dimulai dari pengelolaan dokumen perusahaan. Penerapan konsep pengelolaan dokumen secara elektronis akan sangat membantu dalam distribusi, penelusuran, pegontrolan serta pengarsipan dokumen yang ada di dalam suatu perusahaan. Di samping itu akan mencegah membengkaknya biaya penyimpanan fisik dokumen, lamanya pencarian kembali dokumen, serta duplikasi dokumen yang tidak perlu. Tentu saja untuk pengelolaan tersebut diperlukan software dalam pengelolaan arsip tersebut.

Masalah pokok yang kemudian timbul dalam mengelola pengetahuan adalah perilaku. Perilaku berkaitan dengan disiplin atau kebiasaan. Masih banyak orang yang tidak mempraktekkan disiplin secara baik. Di tengah krisis yang melanda masyarakat kita, sangat diperlukan adanya manajemen pengetahuan masing-masing individunya untuk disiplin dalam semua aspek perilaku dan tindakan. Jadi, manajemen pengetahuan mungkin dapat juga di mulai dari Self Management atau Manajemen Diri.

Memang untuk disiplin diri sendiri harus dimulai dari kesadaran diri tiap manusia. Jika setiap orang dapat mengatur dengan baik manajemen diri itu maka lama-lama kesadaran disiplin itu sendiri akan tumbuh dan membudaya. Kesadaran masyarakat akan pentingnya kehidupan yang efektif dan efisien dapat dilakukan mulai dari hal-hal kecil, seperti budaya antri serta mematuhi rambu-rambu lalu lintas, menghemat pemakaian peralatan kantotr, termasuk juga didalamnya menerapkan pemakaian kertas bekas maupun kertas buram untuk penghematan.

Inti dari Manajemen Pengetahuan adalah peningkatan informasi dan pengetahuan organisasi secara sistematis untuk meningkatkan efektivitas perusahaan. Dengan didukung oleh SDM yang berkualitas (Knowledge, Idea, Experience, Skill) serta teknologi yang tepat guna ditambah dengan Budaya (Culture) yang baik, maka peningkatan produktifitas (productivity), dan kecakapan/kemampuan (competence) akan tercapai sehingga tercipta perusahaan yang baik yang dapat memenangkan persaingan bisnis dalam dunia yang bersaing secara global.

Terdapat perbedaan antara data, informasi, pengetahuan dan kebijaksanaan.  Data merupakan aliran kejadian atau transaksi yang dicatat oleh system suatu organisasi dan bermanfaat hanya dalam transaksi itu sendiri, dan tidak untuk yang lainnya.  Untuk mengubah data menjadi informasi, perusahaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada untuk menyusun data kedalam kategori-kategori yang mudah digunakan.  Misalnya, total penjualan dibagi menjadi perbulan, per hari, per daerah atau bedasarkan laporan pertoko.  Untuk mengubah informasi menjadi pengetahuan (knowledge),  perusahaan harus memanfaatkan lebih banyak lagi sumber daya untuk menemukan pola, aturan dan konteks dimana pengetahuan tersebut berguna.  Terakhir, kebijaksanaan (wisdom) adalah pemikiranperorangan atau kelompok dalam menerapkan pengetahuan untuk memecahkan suatu masalah. Kebijaksanaan mencakup kapan, dimana, dan bagaimana pengetahuan di terapkan.

RANTAI NILAI MANAJEMEN PENGETAHUAN

Manajemen Pengetahuan (knowledge management)  adalah seperangkat proses bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan dan menerapkan pengetahuan. Manajemen pengetahuan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya.

Organisasi memperoleh pengetahuan melalui beberapa cara, tergantung dari jenis pengetahuan yang dicarinya. organisasi memperoleh pengetahuan dengan mengembangkan jaringan online agar para karyawannya dapat menghubungi para pakar di perusahaan tersebut yang memiliki pengetahuannya.  Umumnya melibatkan proses pembuatan basis data. Sistem manajemen dokumen mengubah data ke dalam bentuk digital, menyusun indeks dan menandai dokumen-dokumen yang diperlukan berdasarkan kerangka kerja yang koheren dengan bentuk akhirnya suatu basis data yang dapat menyimpan berbagai dokumen.  Serangkaian teknologi kolaborasi dan sistem perkantoran yang digunakan untuk berbagi agenda, dokumen, data dan grafik.

System manajemen pengetahuan perusahaan adalah system serba guna yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan dan menerapkan pengetahuan dan menerapkan pengetahuan dan muatan digital. System ini menyediakan basis data berikut perangkatnya untuk menyusun dan menyimpan dokumen terstruktur dan tidak terstruktur beserta objek pengetahuan lainnya.  

Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat. Beberapa sistem jaringan pengetahuan lebih jauh lagi menyusun solusi yang dikembangkan oleh para pakar sistematis kemudian menyimpan solusi tersebut dalam basis data pengetahuan sebagai praktik terbaik atau pertanyaan yang sering diajukan (FAQ).

Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desain dengan bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk mendapatkan simulasi buatan komputer yang sangat mirip dengan kenyataan hingga bahkan para pengguna hampir memercayai bahwa mereka dalam dunia nyata.

SISTIM PENGETAHAN TERSTRUKTUR

-   Sistem Pengetahuan Terstruktur melakukan fungsi implementasi penandaan dokumen, antarmuka dengan basis data perusahaan di mana dokumen di simpan, dan membuat portal perusahaan yang dapat digunakan oleh karyawan yang memerlukan pengetahuan perusahaan.

-    Sistem Pengetahuan SemiTerstruktur adalah seluruh informasi digital dalam suatu perusahaan yang tidak terdapat dalam dokumen atau laporan formal.

-    Taksonomi dan penandaan adalah skema untuk mengklasifikasikan informasi dan pengetahuan sedemikian rupa sehingga informasi dan pengetahuan tersebut mudah diakses. Taksonomi adalah seperti daftar isi sebuah buku atau seperti sistem perpustakaan untuk mengklasifikasikan buku dan majalah menurut judul dan penulisannya.

-    Sistem jaringan pengetahuan menyediakan suatu direktori online mengenai keberadaan pakar dalam bidang pengetahuan tertentu dan menggunakan teknologi komunikasi untuk memudahkan karyawan menemukan pakar yang tepat. Beberapa sistem jaringan pengetahuan lebih jauh lagi menyusun solusi yang dikembangkan oleh para pakar sistematis kemudian menyimpan solusi tersebut dalam basis data pengetahuan sebagai praktik terbaik atau pertanyaan yang sering dilontarkan (FAQ).

-    Desain berbantuan komputer (CAD) membuat proses penciptaan dan revisi rancangan menjadi otomatis, dengan menggunakan komputer dan peranti lunak grafis yang rumit.

-    Sistem realitas virtual memiliki kemampuan visualisasi, penerjemahan, dan simulasi yang jauh melebihi sistem desain dengan bantuan komputer. Sistem ini menggunakan peranti lunak grafis interaktif untuk mendapatkan simulasi buatan komputer yang sangat mirip dengan kenyataan hingga bahkan para penguna hampir memercayai bahwa mereka dalam dunia nyata.

     

SISTEM KERJA PENGETAHUAN

Pekerja pengetahuan melakukan tiga peran kunci yang sangat penting bagi organisasi dan untuk manajer yang bekerja dalam organisasi:

-    Menjaga aliran pengetahuan dalam perusahaan seiring dengan perkembangan perusahaan dalam teknologi, sains, pemikiran sosial dan seni.

-    Bertugas melayani sebagai konsultan internal mengenai pengetahuan khusus mereka, berbagai perubahan yang terjadi dan kesempatan yang muncul.

-    Bertindak sebagai agen perubahan, mengevaluasi, merintis dan mendukung proyek, proyek perubahan.

Kebanyakan pekerja pengetahuan mengandalkan sistem perkantoran, seperti pengolah kata, voice mail, e-mail, konferensi video, dan sistem penjadwalan yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas di kantor.

TEKNIS CERDAS

Kecerdasan buatan dan teknologi basis data memberikan sejumlah teknik cerdas yang dapat digunakan oleh berbagai organisasi untuk ”menangkap” pengetahuan perorangan dan pengetahuan kolektif, serta mengembangkan pengetahuan tersebut. Sistem-sistem ahli, penalaran berbasis kasus, dan logika fuzzy digunakan untuk menangkap pengetahuan yang tersembunyi.

LOGIKA FUZZY:  dapat diartikan sebagai teknologi berbasis aturan yang dapat merepresentasikan ketidakpresisian seperti yang telah disebutkan, dengan menciptkan aturan yang menggunakan nilai subjektif atau nilai yang mendekati. Organisasi dapat menggunakan fuzzy untuk menciptakan sistem peranti lunak yang menangkap pengetahuan tersirat yang mengandung ambiguitas linguistik. Jaringan saraf tiruan digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, di mana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan. Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

JARINGAN SARAF TIRUAN (Nural Networks):   digunakan untuk menyelesaaikan masalah-masalah yang kompleks dan sulit dipahami, dimana sejumlah besar data mengenai masalah tersebut telah dikumpulkan.   Jaringan saraf tiruan mencari pola dan hubungan dalam data yang sangat besar yang terlalu rumit dan sulit untuk dianalisis manusia.

ALGORITME GENETIK:   berguna untuk mendapatkan solusi optimal untuk masalah spesifik dengan memeriksa sejumlah besar kemungkinan solusi untuk masalah tersebut. Teknik pemecahan masalah dengan algoritme ini secara konsep berbasis pada metode bagaimana organisme hidup beradaptasi dengan lingkungannya.

TEKNOLOGI AGEN INTELIGEN:  dapat membantu para pebisnis menjelajahi data yang besar untuk menemukan dan mengambil tindakan informasi yang dianggap penting. Agen inteligen adalah program peranti lunak yang bekerja di latar belakang tanpa intervensi manusia secara langsung untuk menjalankan tugas-tugas yang spesifik, berulang dan dapat diprediksi.